safeAttach 導入事例 - 田辺特許事務所様
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― 田辺特許事務所の概要についてお聞かせください。  田辺特許事務所では、日本および諸外国における特許庁への特許・実用新案・意匠・商標の出願業務をおこなっています。1981年に設立され、クライアントの皆様から30年にわたり特許出願をメインとする業務の依頼をいただいています。当事務所では特許出願をはじめ商標登録出願など知的財産に関係する諸々の手続について誠意を持って迅速に対応することを心がけております。 特許において特許事務所（弁理士や特許技術者）の役割は多くあり、一例を申しますと、「特許出願」→「権利取得」→「特許権の有効活用」→「権利行使」に至る迄のすべての過程において関わりがあります。 田辺特許事務所は上記の過程で重要な特許明細書（※１）の作成技術において、クライアントより高い評価をいただいています。クライアントは大手電気メーカーのソニー様（※２）をはじめ、 中小企業、ベンチャー企業、大学など、多岐にわたっています。 ※１ ： 特許庁へ提出する特許権の権利範囲を定める書類 「特許請求の範囲」「明細書」「要約書」「図面（必要な場合）」など ※２ ： 2009年2月 ソニー株式会社様から最優秀事務所賞・優秀起稿者賞を授与
― 田辺特許事務所では、「safeAttach」をどのように活用していますか。 当事務所では、「safeAttach」を2007年より導入し、企業にとって重要な「情報資産」の情報漏えい対策に活用しています。具体的にはクライアントへ送信する電子メールにおける添付ファイルの自動暗号化と復号化のランダムパスワードの自動生成です。当事務所において外部とのメールのやりとりは、時期によって異なりますが平均すると一日に20～30通と多くはありません。しかし添付ファイルの内容は、特許出願や各種審判・訴訟等に関する資料や書類など、企業の知的財産にかかわる重要なものばかりです。クライアントの中には知的財産などの「情報資産」そのものが企業の存続を支える生命線となっていることもありますので、当事務所では電子メールの取り扱いを慎重に行っています。 ― 電子メールの取り扱いを慎重に行っているとのことですが、具体的にお聞かせください。 当事務所では20名弱の所員が、共有のメールアドレス(tpo@tanabe-po.jp)を利用しています。送信メールについては各自でおこなっておりますが、受信メールについては3名の事務担当が一元管理しており、受信したメールを事務担当者がプリントアウトし複数人でチェックをした上で各担当者へ渡します。これは、クライアントから送られる重要なメールを漏れなく適正に処理するた めです。  また従来、特許の世界は紙ベースで管理するという長年の習慣があり、案件ごとに「包袋（ほうたい）」で管理されています。「包袋」とは、出願書類や特許庁からの通知等のほかクライアントとのやりとり（FAXや電信メールをプリントアウト）書類が保存されている封筒のことです。（右図参照）このような紙による保管は、あくまで事務所内での事で特許庁への手続については、十年以上前からオンライン（※３）で行っております。手続きや情報資料等の電子化により、電子メールや添付ファイルの情報管理は今後ますます重要になると考えられます。 ※３ ： 平成22年3月31日をもってISDN出願が廃止されインターネット出願に一本化される予定
― 「safeAttach」を導入される以前について教えてください。 「safeAttach」導入以前は、当事務所から送信するメール添付ファイルの暗号化作業において、正直に申しますと多少のバラツキがございました。これは、各自が手動で添付ファイルを暗号化する場合もあれば、しない場合もあり、パスワードについても同様で変更することもあれば同じパスワードを使用することもありました。時にはクライアントの要望により暗号化した添付ファイルを送信した後に、電話やFAXでパスワードの通知をすることもありました。添付ファイルの暗号化を手動で行うことにより当事務所としての統一性に欠けていたことは課題でした。課題の解消と共に様々な効果のあった「safeAttach」は良い製品だと思います。
― 良い製品だと思われる理由についてお聞かせください。 実際に数年利用してみて、良い製品だと感じている点はいくつかあります。主観になりますが大まかには以下の四つの点です。 良い点1．保障と安心 各自が手動で暗号化することによるセキュリティの統一性に欠けていた部分が「safeAttach」導入よって、すべての添付ファイルが自動で確実に暗号化送信され、当事務所としての暗号化の統一性が保障されます。単純に送信するだけなのにセキュリティが確保されていることの安心感は大きいですね。 良い点2．圧倒的に楽になった 暗号化送信における手間の観点からすると、以前に比べて「圧倒的に楽になった」という表現になります。ツールを起動したり、パスワードを考えたり、といったことに煩わされる時間や手間がなくなり、本来の業務に集中でき有り難いですね。 また、ランダムパスワードの自動生成と自動通知機能も高く評価しています。暗号メールの送信後、一定時間遅れてパスワード通知メールが自動で送信されます。またパスワードの自動通知メールは、送信待ちの間に送信をキャンセルすることもでき誤送信の回避に重宝しています。 良い点3.所員だけでなくクライアントのセキュリティ意識も向上 暗号化を徹底するようになり所員はもちろんのこと、送り先であるクライアントのセキュリティ意識も高まっている傾向がみられます。具体的には、従来はすべて平文で送られてきていたお客様の中に、当社から暗号化されたメールをお送りすると、平文ではなく暗号化して返信される率が増えてきました。 良い点4．運用構築が容易で細かい設定も可能 導入後の運用も容易ですし、色々な細かい設定もできるところが良いですね。例えば、原則的にはランダムパスワードを使用していますが、クライアントの中には、希に固定パスワードでの送信を要望される場合があります。特定のクライアントに対して特定のパスワードといった設定をしてしまえば、自動で処理されます。現状、固定パスワードを要望されるお客様の割合は、仮にクライアントを100件とすると、そのうちの5～6件くらいとわずかです。 
― safeAttacheは、どのようなところに向いていると思いますか。  アプライアンス製品である「safeAttach」は、ユーザー数に左右されないというメリットがありますので、大企業のように人数の多いところに向いていると考えられます。しかし規模や業種にかかわらず、どんな企業にも個人情報や機密情報はあり、適正なセキュリティ管理は必須です。大きな企業のように情報セキュリティの専門部署があれば、担当者が対処してくれます。逆に我々のように情報システム部や専門技術者がいないところこそ、情報漏えい防止対策の手段として「safeAttach」が向いていると思います。「safeAttach」を導入にすることより、情報漏えい防止対策と暗号化の業務手順における合理化が可能になると思います。
― オレンジソフトについての評価・感想をいただけますか。 オレンジソフトさんは、製品を世の中に出して終わりではなく、継続的に改良され、特許の出願・取得もしている誠実な企業だと思います。電子メール関係のシステム開発分野において躍進されていくと思われますので、当事務所としても実際に使った感想や特許出願の相談を通じて開発等の協力をしていきたいと考えています。 ― 最後にオレンジソフトへのメッセージをお願いします。 田辺特許事務所では、今後も情報漏えい対策を含めセキュリティ管理の向上を図っていきます。オレンジソフトには、これからも高い製品開発と技術サポートの両面において、倍旧の支援をいただけるよう希望いたします。今後ともよろしくお願いいたします。
お忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。 ※田辺特許事務所のWebサイト ※ 取材日時 2010年2月 ※ 取材制作：カスタマワイズ |
