メール誤送信した場合の対策と効果的な予防策:ツールと教育の両面から解説

2024.10.18
ノウハウ

今回の記事ではメールを誤送信した場合の対策と効果的な予防策について、ツールと教育の両面から解説していきます。

1. メール誤送信の発生率と企業に与える影響

コロナ禍以前もメールによる企業間でのやりとりは一般的でしたが、コロナ禍が過ぎた昨今においてはリモートワークの広がりを受けて、メールによるやりとりはますます重要性を増してきています。メールによるやりとりが増加することにより心配となるのは、メール誤送信などによる機密情報や顧客情報の漏洩です。

メール誤送信により、企業に大きな影響を与える可能性がある事象は主に下記の通りです。

  • 情報漏えい:機密情報や個人情報が外部に漏えいするリスクがあり、訴訟問題に発展する可能性もあります。
  • 信用低下:誤送信による情報の漏えいが企業の信用問題に発展し、存続が危ぶまれる可能性もあります。
  • 経済的負担:事故発生後の外部報告や再発防止策の立案・実施の対応工数など、経済的負担が大きくなります。
  • 契約破棄・損害賠償:電子契約の締結過程で情報漏えいが発生すると、契約破棄や損害賠償などのリスクが生じます。

情報セキュリティメーカーのデジタルアーツ株式会社の調査によると、2023年のメール誤送信調査において、業務中にメールを誤送信した経験が「ある」との回答の割合は47.8%で、そのうち、管理者では55.1%、従業員で46.6%が誤送信の経験があることがわかりました。

誤送信による情報漏えいや取引先とのトラブルのリスク

メールの誤送信による情報漏えいや取引先とのトラブルのリスクには、上記でも触れていますが、個人情報や機密情報の漏えい、社会的信用の低下、 損害賠償の請求、などが挙げられます。

メールの誤送信により、宛先や添付ファイルの情報を間違えて送信してしまうと、個人情報や機密情報が漏えいする可能性があります。特に、顧客リストなどの個人情報がまとまったデータであれば、悪意のある第三者に悪用される可能性があり、重大なインシデントにつながる可能性があります。

また、メールの誤送信によって企業の社会的信用が低下するリスクもあります。企業と取引する際は、情報のやり取りが多く、事業運営を左右する重要な情報も含まれているため、取引先は安心して情報を預けることが難しく、関係を維持できなくなります。

一般的な誤送信のパターン(宛先ミス、内容の誤記載、添付ファイルの誤送付など)

メール誤送信はいくつかのパターンに分類されます。ここでは簡単にメール誤送信のパターンを紹介します。

メールの誤送信には、次のようなパターンがあります。

  • 宛先や内容を間違える
  • メールを重複して送ってしまう
  • メールに不備がある状態で送ってしまう
  • 添付ファイルを間違えて送信する

また、メールの誤送信の原因としては、次のようなことが考えられます。

  • 似たようなメールアドレスや宛先名への入力ミス
  • 宛先欄に送信先候補を表示するオートコンプリート機能の誤用
  • 添付ファイルの暗号化をしていない
  • 添付ファイルのパスワード送付の不備

メールの誤送信が発生した場合は、誤った送信先と本来の送信先に謝罪を行う必要があります。また、誤送信の詳細説明も忘れずに行いましょう。

2. メール誤送信のリスクを低減するための初期対応策

メール誤送信のリスクを低減するための初期対応策について紹介します。

誤送信が発覚した直後にすべきこと

メールの誤送信が発覚した直後にすべきことは、次のとおりです。

  • 上司に報告する
  • 誤送信先の相手に電話で謝罪する
  • 誤送信されたメールの削除を依頼する
  • 内容の重大性を確認する
  • 再発防止策を検討する
  • お詫びメールを送る

また、誤送信の際には、次のような点に注意しましょう。

  • 謝罪の文面は、できるだけ具体的で誠実なものにする
  • 誤送信の原因を丁寧に説明する
  • 誤送信の事実を正直に伝える
  • 受信者が安心できるような対応を心掛ける
  • 誤送信によって機密情報が漏れた場合は、法的な側面も考慮する

また、本来送信すべきだった相手や関係者に対しても、状況を速やかに説明し、謝罪することが重要です。

誤送信先への連絡と謝罪、メールの削除依頼

メールご誤送信した場合は、影響範囲がどのくらいあるかを確認しましょう。メール誤送信に気付いたらまずは冷静になることが重要です。誤送信の内容と影響範囲を迅速に確認し、受信者に対して適切な対応を取る必要があります。

この際、相手方に対しては、メール誤送信の事実を正直に伝え、謝罪することが大切です。メールでの謝罪に加え、場合によっては電話や直接会って謝罪することも考慮しましょう。

また、会社内の関連部署や上司にも速やかに報告しましょう。特に、誤送信により機密情報が漏れた場合は、法的な側面も考慮して、適切な手続きを行う必要があります。

さらに、迅速に対処を進めるためには電話での連絡も必要です。取引先との連絡や営業メールにおいて誤送信が発生した時は、緊急を要するため、迅速に「電話」で報告と謝罪を行いましょう。

メール誤送信の内容が機密情報であったり、他者の個人情報の場合は、情報漏洩にあたります。事の重大さを鑑みて、まずは電話で謝罪とメールの削除を依頼し、その後に再度修正のメールを送るようにしましょう。

電話をしても連絡がつかない場合は、先に誤送信の謝罪とメールの削除依頼に関するメールを送りましょう。電話で報告をする前に誤送信したメールが開封されてしまうことを防ぐため、「【重要】メール内容誤記のお詫び」などわかりやすい件名にして送信することをおすすめします。

一方で、メルマガなど大量の宛先のメールを送信している場合もあるかと思います。その場合は、すぐにメールで誤送信の謝罪と訂正内容について送りましょう。丁寧な謝罪も大切ですが、同時にスピードも重要です。状況に応じて臨機応変に対処しましょう。

社内での情報共有と対応マニュアルの見直し

メールを誤送信した場合、社内での情報共有については、次の点に注意しましょう。

  • 取引先に対して謝罪を迅速に行う
  • 誤った送信先だけでなく、本来の送信先にも謝罪する
  • 謝罪メールには、誤送信の内容と謝罪の気持ちを伝える
  • 反省と今後の対策を記載する

上記に掲げたうち、「反省と今後の対策を記載する」必要があるため社内で今後の対応策を検討する必要があります。その際対応マニュアルの見直しも必要です。

対応マニュアルを作成する際は、以下の点を考慮して対応マニュアルの作成に臨みましょう。

  • 添付ファイルは暗号化する
  • メール送信時の最終確認を行う(ダブルチェック体制にてメールを送る)
  • セキュリティソフトを導入する
  • 誤送信防止機能ソフトを有効にする
  • 利用者(メール送信者)に対して注意喚起を行う
  • 利用方法および利用制限に関する具体的な指導を行う
  • お互いにメールアドレスを知らない複数人にメールを送信する際は「Bcc」を利用する

誤送信による被害を最小限に抑えるためのフロー構築対策

メール誤送信による被害を最小限に抑えるためのフロー構築対策には、次のようなものがあります。

  • 社内ルールを定める
  • セキュリティ教育を実施する
  • 誤送信防止ツールを活用する
  • 添付ファイルは暗号化する
  • メール送信時の最終確認を行う
  • オートコンプリートを無効にする
  • 送信取り消し機能を利用する
  • メール送信をあえて遅延させる

メール誤送信による被害には、宛先や添付ファイルに含まれる個人情報が漏洩するリスクがあります。メール誤送信を防止するには、社内ルールを定め、メンバーや上司によるダブルチェックを行うなどの意識付けが重要です。また、誤送信防止ツールを活用することで、送信状況の複数人閲覧や送信取り消しなどの機能を利用することができます。

メールを誤送信してしまった場合は、すみやかに上長に報告し、相手に連絡を取って謝罪とメール削除を依頼しましょう。

3.対策

メール誤送信についてはシステムの活用等で機械的にメール誤送信を未然に防ぐことも可能です。ここでは具体的にメール誤送信を未然に防ぐ方法について紹介します。

3.1メーラーでオートコンプリートを除外する

Microsoft Outlookには[宛先]、[CC]、[BCC]に直接アドレスを入力する場合、オートコンプリート機能があります。オートコンプリート機能が有効になっていると、今まで入力したメールアドレスの履歴から候補が自動表示されるようになります。

便利な機能である一方、同姓同名の方にメールを送ってしまうなどのインシデントにつながる可能性も有ります。企業によってはセキュリティ対策の運用ルールで誤送信防止のために、このオートコンプリート機能を無効にすることが定められていることもあります。

具体的なオートコンプリートの無効化方法については下記リンクなどをご参考下さい。

Outlookのオートコンプリートを無効にしたいです。

3.2メール誤送信防止ツールを導入する

次のメール誤送信を未然に防ぐ方法としては、メール誤送信防止ツールの導入を検討しましょう。

メール誤送信防止ツールの概要

メール誤送信防止ツールは、メールの送信前に誤りを発見・通知して、誤送信による情報漏えいを防止して、ヒューマンエラーを最小限に抑えるためのソフトウェアやサービスです。メールサーバー近くに設置するものや、メールソフトに依存しないクラウドサービスなどがあります。メールの誤送信は、宛先確認を怠ったり、Bccで送るべき宛先をToやCCで送ったり、機密情報をメーリングリストに投稿したりするなどのヒューマンエラーが原因で起こります。

主な機能(宛先チェック、送信前のポップアップ確認、添付ファイルの確認機能など)

メール誤送信防止ツールには、次のような機能があります。

  • 送信時の宛先確認機能
  • 送信保留・送信ディレイ機能
  • 添付ファイルのWebダウンロード機能
  • 強制BCC機能
  • 承認機能
  • セルフチェックの促進機能
  • 添付ファイルの暗号化
  • 上長の承認後の自動送信
  • 社外アドレスの注意喚起
  • 新規送信先の注意喚起
  • 宛先制限

誤送信には、宛先や内容を間違える、重複して送る、不備がある状態で送るなど、さまざまなパターンがあります。メール誤送信防止ツールを導入することで、誤送信によるトラブルやミスを減らし、業務効率化を同時に実現することができます。ツール選定の際には、必須機能が実装されているか、信頼性に問題がないかといった点を確認しましょう。

導入することで期待できる効果

メール誤送信防止ツールを導入することで、次のような効果が期待できます。

  • 機密情報や個人情報の漏えいを防止できる
  • 業務効率化が図れる

メール誤送信防止ツールを導入することで、人的なミスを完全になくすのは困難な業務でも、チェックにかける手間や時間を大幅に削減でき、業務効率化を同時に実現できます。

また、送信時にパスワード付きの圧縮ファイルに変換するとともに、パスワードを別メールで自動送信することが可能になり、情報漏えいリスクは大幅に低下します。

ヒューマンエラーによる誤送信の防止

ヒューマンエラーによるメール誤送信を防ぐには、メール誤送信防止ツールや社内ルール、メールソフトの機能などを活用できます。

主な対策方法としは下記の通りです。

  • メール誤送信防止ツール:業務用のパソコンにインストールして、送信時の確認ポップアップ表示や、誤字脱字の自動チェック、強制的にCC・BCCの追加、送信保留機能などを利用する。
  • 社内ルール:メールを送信する前に宛先や内容、添付ファイルを確認する工程を設け、上長やセキュリティ管理担当者のアドレスをCCに入れるなど、ルール化を徹底する
  • メールソフトの機能:Outlookでは、ファイル→オプション→詳細設定を開き、「接続したら直ちに送信する」のチェックを外すことで、メールを作成後に送信ボタンを押しても、即相手に届くことはありません。

組織全体での情報セキュリティレベルの向上

組織内において、どれだけ優れたルールがあったとしても、それを遵守し、実際のセキュリティリスクに対する正しい知識が従業員に備わっていなければ、意味がありません。

組織内のセキュリティリテラシーを向上させることで、企業の情報や顧客情報などのデジタルデータを守るよう備えを講じる必要があります。セキュリティリテラシーの教育方法にはセキュリティに関するマニュアルの整備、研修の実施、定期的なセキュリティチェックリストの実施、などがあります。

重要なのは、その会社に携わる従業員全員がセキュリティリテラシーを身につけ、セキュリティに対する意識を高く保つことです。

セキュリティ教育については後段の「4. セキュリティ教育ツールを導入する」で紹介したいと思います。

4. セキュリティ教育ツールを導入する

メール誤送信を防ぐためには社員ひとりひとりのセキュリティに対する意識醸成が必要です。ここからセキュリティ教育ツールについて紹介していきます。

セキュリティ教育ツールの概要と役割

セキュリティ教育は、従業員のセキュリティ意識やリテラシーの向上、自社セキュリティポリシーの周知を目的として行われます。企業や組織におけるセキュリティ事故は、従業員の意識問題により、従業員本人にとって些細な問題から大きな被害に繋がることが多々あります。

また、セキュリティ教育ツールの役割は、従業員がサイバー攻撃やフィッシング詐欺などのセキュリティに関する知識を深め、会社としてのセキュリティ意識を高めるための教育・トレーニングを行うことです。

セキュリティ教育ツールには、次のようなものがあります。

  • IPAのe-ラーニングツール:中小企業向けの学習ツールで、職場での日常の1コマを取り入れた親しみやすいテーマで、セキュリティに関する事例を疑似体験しながら正しい対処法を学ぶことができます。

セキュリティ教育ツールの役割

セキュリティ教育ツールの役割は、次のとおりです。

  • セキュリティに関するトレンドや覚えるべき事項をまとめる
  • 導入前後のセキュリティインシデントのモニタリング調査や、従業員の理解度テストなどの機能を提供する
  • 自社に適した内容の製品を選択する

情報セキュリティ教育の目的は、情報セキュリティ事故を未然に防ぐことです。情報セキュリティ事故は、従業員の知識不足やセキュリティ意識の甘さなどによる人為的ミスで起こることがあるため、従業員の情報リテラシーを向上させる必要があります。

フィッシングメール訓練や情報漏えい対策のシミュレーション

セキュリティ教育の一環としてフィッシングメール訓練や情報漏えい対策のシミュレーションがあります。

フィッシングメール訓練や情報漏洩対策シミュレーションの目的としては、不審メールの開封率を下げる(不審メールに気付くポイントを学習、体験する)ことは代表的な目的の一つですが、他にも不審メールの受信者が適切な対処ができるか、有事の際にきちんと機能する体制であるかを確認し、組織として改善、強化を図っていく等を目的とした訓練も重要です。

継続的な教育の必要性と導入効果

現代の企業は、サイバー攻撃の増加とその巧妙化に直面しています。これらの攻撃は、企業の機密情報や顧客データの流出、業務の停止など深刻な影響を及ぼします。そのため、企業におけるセキュリティ教育は、企業にとって欠かせない要件となっています。このような状況下で、従業員一人一人のセキュリティ意識の向上は必要不可欠です。

導入効果としては、従業員のセキュリティに対する意識向上につながり、結果として企業にとってのリスクの軽減に寄与します。

従業員の意識向上によるリスク低減

セキュリティ教育は従業員の知識とスキルを高め、日常業務におけるリスクを最小限に抑えるための有効な手段です。具体的な導入効果としては下記事項が挙げられます。

  • コスト削減効果:セキュリティ侵害や機密データの損失が組織にもたらす経済的影響は甚大ですが、セキュリティ教育により従業員が最新の脅威に対する知識と対策を身につけることで、セキュリティインシデントの発生頻度を減少させ、被害を最小限に抑えることができます。
  • セキュリティインシデントの予防:セキュリティインシデントの発生は、金銭的損失、評判の失墜、法的責任など、多岐にわたる大きな損失を企業にもたらす可能性があります。しかし、従業員をトレーニングすることで、上記リスクを効果的に軽減できます。定期的なトレーニングを通じて従業員のセキュリティ意識向上に努めましょう。
  • インシデント対応能力の向上:適切なセキュリティ教育を受けた従業員は、セキュリティインシデントを迅速に検出して報告することができます。これにより、インシデントへの対応が迅速化され、企業にとって多くのメリットがもたらされます。
  • 顧客信頼の向上:企業が安全な環境を構築し、従業員にセキュリティの脅威について教育することで、顧客との信頼関係を築くことができます。これにより、顧客は安心して取引を続けることができ、企業の評判も向上します。
  • コンプライアンス遵守:トレーニングを通じてコンプライアンスに関する知識を深めることで、従業員がセキュリティリスクを理解し、適切に対応できるようになります。その結果、コンプライアンス違反による罰金や法的リスクを回避することができます。

定期的な研修や教育による社内セキュリティ意識の強化

セキュリティ教育を定期的に行うことで、従業員のセキュリティリテラシーや知識、技術が向上して、組織全体のセキュリティリテラシーの向上につながります。

四半期に1回やできることなら月1回など従業員にとって情報セキュリティが身近になるレベルの頻度で行うことで効果は高まっていきます。

具体的な研修方法としては、eラーニングや集合研修などの方法で従業者教育を行うというものがあります。情報セキュリティ教育は、基本的には年1回のみ実施するという組織が多いと思いますが、その場合、従業員に情報セキュリティの意識が浸透しづらいため、頻度を上げて半年に一回や四半期に一回など行うことで、従業者にとって情報セキュリティがより身近になりリテラシーの向上も期待できるでしょう。

なお、頻度を上げる場合には、eラーニングの導入や動画配信など、場所や時間を選ばず実施できる方法を導入すると従業員も実施しやすく参加率が向上します。

また、情報セキュリティ関連情報をチャットで共有することも有効です。情報セキュリティ管理者や担当者から実際のインシデントニュースや脅威についての情報を発信することで、従業員にとって身近に感じてもらったり、注意力の向上につなげていきましょう。

5. まとめ

メール誤送信対策として各種ツールと教育を組み合わせることが重要です。また本記事ではセキュリティ教育ツールについても紹介してきましたが、従業員の意識向上のためにも継続的なセキュリティ教育の実施と各種ツールの活用をバランスよく取り入れていくことが必要です。

組織内での情報セキュリティを強化するため、社内でのセキュリティ教育と併せてツールの導入を検討することで、より強固な体制を構築できるように努めていきましょう。

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