無料のメール誤送信防止 ツールや対策を解説
ビジネス目的で誤ってメールを送信してしまったという状況に遭遇したことがある方は一定数いるかと思います。
誤ったメール送信に関連するリスクや種類、原因、対策などについて詳しく見ていきましょう。ここでは、こうした間違いを防ぐための無料のメール誤送信防止ツールについて紹介します。
目次
誤って間違ったメールを送信するリスク
電子メールはビジネスにとって重要なツールです。一方で、誤って送信されるリスクもあります。メール誤送信に伴う潜在的なリスクについて紹介します。
機密情報の露出
誤ってメールを送信してしまうと、企業秘密、財務記録、個人情報などの機密情報が、見るべきでない人に誤って公開される可能性があります。重大な法的トラブル、評判の失墜、経済的損失につながる可能性があります。
信頼の喪失
データの漏洩、特に個人情報に関する漏洩は、企業の評判に深刻なダメージを与える可能性があります。社会からの信頼を失うと、企業の効率的な運営が困難になり、成長を妨げる可能性もあります。
作業量の増加
たとえ小さなデータ漏洩であっても、多くの追加作業が発生する可能性があります。企業は、謝罪や訂正のメール送信など、ミスを修正するために追加の措置を講じる必要があります。この追加作業は、他のタスクに影響を及ぼす可能性があります。
間違ったメールを送信してしまうよくある間違い
間違った受信者にメールを送信すると、大きなミスを引き起こす可能性があります。情報漏洩、認識不足、失礼につながる可能性があります。発生する可能性のあるさまざまな状況を理解することで、より適切な予防策を講じることができます。
受信者の間違い
間違った受信者にメールを送信することは、よくある間違いです。メールアドレスのスペルミスが原因で、間違った受信者に送信されたり、送信に失敗したケースもあります。
コンテンツの不一致
間違ったメールを送信してしまうことは、誰にでも起こり得ます。他の人宛てのメールを誤って送信したり、内容に誤字脱字があったりする可能性もあります。
添付ファイルの間違い
間違ったファイルを電子メールに添付すると、セキュリティ上の大きなリスクが生じる可能性があります。見積書、請求書、会社や顧客のデータを含む文書などの機密情報が誤って漏洩する可能性があります。
また、添付ファイルが見つからないと、受信者はメールに記載されたファイルを探すのに時間を無駄にしてしまう可能性があります。
BCCの省略
複数の受信者にメールを送信する場合、CC/BCC の間違いを避けることは非常に重要です。「CC」を誤って使用すると、全員のメール アドレスが公開されてしまいます。一方、「BCC」の間違いにより、情報が漏洩する可能性があります。
急ぎのメール対応
誰もがやったことがあるかと思います。メールの準備ができる前に送信ボタンを押してしまうことを指します。メールの件名、重要な情報、挨拶文を忘れて送信してしまうケースです。
メールの間違いの原因
1.ヒューマンエラー
人為的ミスは、メールの間違いを引き起こす最も一般的な原因の 1 つです。これは通常、忙しすぎるなどの理由で、メールを送信する前に注意深く確認することを怠った場合に発生します。これにより、間違ったメールを送信したり、間違った受信者に送信したり、間違ったファイルを添付したりするなどのリスクが発生する可能性があります。
2.不明確な会社のルール
メールの間違いは、会社のルールが明確でなかったり、送信者がメールの適切な取り扱いに慣れていないために起こることがあります。会社のガイドラインでは、メールを送信する前に何を確認する必要があるかが明確に説明されていなかったり、個人が忙しすぎて徹底的な確認を行う時間がなかったりすることもあります。メールの確認が必須であっても、何を確認すればよいかがわからなければ、怠慢や間違いが起きる可能性があります。
無料のメール誤送信対策 ツール
メール誤送信を防ぐために社員ひとりひとりの判断に任せるのでは会社のリスクが大きすぎます。またメール誤送信を防ぐためにツールの導入を検討されている企業もあるかと思いますが、いきなり有料ツールを導入するのではなく、まずはお試しで無料のツールを検討したいという企業も多いかと思います。ここでは無料のメール誤送信防止ツールを2つ紹介します。
Outlook Okan
誰でも無料で使えるOutlook用の誤送信防止アドインです。おかんのように心配して、細かく確認してくれます。
誤送信を防止するために、送信前に確認画面を表示します。メールの送信先を間違えた。誤ったファイルを添付した。そんな致命的な事故を未然に防ぎます。全てをチェックしないと送信できない仕組みで二重確認を確実に実施します。ホワイトリストや警告キーワードなど、オプション機能も充実している点が特徴です。
4つのポイント
1.オープンソース
完全なオープンソースで、中身は全て公開。全てを公開しているから安心です。内部の処理を全て公開したオープンソースだから不正はできません。機密に大きく関わるメールでも信頼して使えます。
2.誰でも無料
無料プランはサポート無し/無保証ですが、すぐに使うことができます。有償サポートやカスタマイズもあります。
3.カスタマイズ自由
カスタマイズ自由。自社専用にもできます。改変が自由なライセンスで公開しています。C#でもプログラムが書ける方なら、誰でも好きに改造が可能です。自社専用にカスタマイズすることに、ややこしい制約はありません。
4.多くのオプション機能
便利な機能がたくさんあります。多様な設定が可能です。設定項目もたくさん用意されています。複雑な設定をすることなく使うことができ、また、こだわりたい方向けに、多様な設定をできるようにしています。
Safety for Gmail™
Gmail™ に誤送信防止機能を追加します。ダウンロードするだけでメール誤送信の防止ができます。無料で提供しています。
特徴としては、Safety for Gmail™ は、メール送信時に宛先をチェックします。
ドメイン外の宛先が複数指定されている場合には、送信先を再確認できる警告画面が自動的に表示されます。また、警告画面では、メールの送信を取り消したり、Bcc 変換して送信することが可能です。
1.Gmail ユーザー向け情報:
ドメイン管理者が誤送信防止ポリシーをカスタマイズしている場合、表示されるメッセージや選択可能な操作が本画面のイメージとは異なる場合があります。
2.Google 管理者向け情報:
有償版にすることで、警告画面の表示条件や添付ファイルの警告など、ドメインでカスタマイズされた誤送信防止ポリシーを使用できます。
メール誤送信の対策
メール誤送信の対策としては以下が挙げられます。
1. 送信前のチェック体制強化
- チェックリストの作成: 送信前に確認すべき項目をリストアップし、必ずチェックする習慣をつける。
- ダブルチェックの実施: 複数人で宛先や内容を確認する体制を構築する。
- 上長承認の義務化: 特に重要なメールについては、上長の承認を得てから送信するルールを設ける。
2. 宛先管理を徹底する
- アドレス帳の整理: 定期的にアドレス帳を見直し、不要な宛先や古い情報を削除する。
- グループ宛先の活用: 同時に複数の宛先に送信する場合は、グループ宛先機能を活用する。
- オートコンプリート機能の見直し:
- 予測変換の精度を見直す
- 誤った候補が表示された場合の対処法を周知する
3. メール作成時の注意点
添付ファイル:
- ファイル名を確認する
- 圧縮ファイルを活用する
- パスワード付きzipファイルの利用を検討する
メール本文:
- 丁寧な言葉遣いを心がける
- 誤字脱字をチェックする
- 社外秘情報を含んでいないか確認する
4. 送信時の工夫
- 送信ボタンを押す前に再確認: 宛先、件名、本文、添付ファイルなどを最終確認する。
- 送信取消機能を活用: 送信後一定時間内であれば、送信を取り消せる機能を活用する。
- 送信予約機能を活用: 時間に余裕がある時にメールを作成し、送信時間を予約する。
5. 社員教育の徹底
- メール誤送信のリスク周知: 誤送信による影響の大きさを理解させる。
- 具体的な対策方法の指導: 上記のような対策方法を具体的に指導する。
- 事例を用いた注意喚起: 過去の誤送信事例を共有し、注意を促す。
6. システム導入の検討
メール誤送信対策ソフト:
- 宛先チェック機能
- 添付ファイル暗号化機能
- 送信保留機能
- 上長承認機能
セキュリティ対策ソフト:
- ウイルスチェック機能
- 迷惑メールフィルタ機能
- 情報漏洩対策機能
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