メール誤送信のリスクとその防止策

今やメールでのやりとりは一般的なコミュニケーションツールとして誰もが使用しているかと思います。ある統計によると平均的な人は１日に100〜120通の電子メールを受信すると言われています。ビジネスにおいては、時間的制約がある中で１日何通も受信するメールを捌（さば）かなければなりません。そのような状態にあるとメールの誤送信リスクは当然のように高まります。今回の記事ではメール誤送信のリスクとその防止策について紹介していきます。

メール誤送信が悲惨な結果を招く状況も

プライベートやビジネスに関わらず、宛先を間違えたメールの送信は、多くの人が一度は犯したことがあるかと思います。特にビジネスにおいては、急いで対応しないといけない場面などでは、受信者を再確認せずに送信してしまう場合も多々あるかと思います。多くの場合では、宛先の間違いにすぐに気が付かなくても無害なミスである可能性があります。間違いに気が付いたら、相手先に謝罪し、受信者に無視するよう依頼し、適切な人にメールを再送信することが可能です。

しかしながら、一見単純なミスが悲惨な結果を招く状況もあります。仕事で機密情報の伝達をしており、間違った相手にメールを送信した場合、問題がさらに大きくなる可能性があります。

幸いなことに、間違った相手に送信したメールを取り消すのに役立つツールや、そもそもこのようなインシデントが発生しないようにするための対策もあるため、防止策についても後段の方で触れていきたいと思います。

間違った相手にメールを送るリスク

平均的な社会人は1 日に40通以上のメールを送信すると言われています。人によっては、その数はもっと多いこともあります。

メールのやり取りの膨大な量により、メールの宛先間違いのリスクは当然高まり、送信者がうっかりタイプミスをしたり、間違ったオートコンプリートオプションを選択したりして、間違ったアドレスにメールを送信する可能性が高くなります。

ある調査によると、職場の4分の3以上の人が、少なくとも年に1回は間違った受信者にメールを送信しており、さらにが少なくとも約10分の１の人が月に1回は間違った受信者にメールを送信しているとの統計があります。

仮に誤送信されたメッセージに個人情報や医療情報、金融情報などの機密データが含まれている場合など、より大きなリスクを伴うこともあります。

これは、個人情報の盗難や金銭的損失などの結果につながる可能性があります。誤送信された受信者自身がサイバー犯罪者でなくても、電子メールやデータのセキュリティ対策が攻撃に対する保護に十分でない可能性があるため、これは当てはまることに注意することが重要です。

また、企業においては、評判、財務、さらには自社の存続にまで及ぶ長期的な影響が出る可能性もあります。企業は、自社、顧客、従業員に関する貴重で機密性の高い大量の情報を取り扱うことがよくあります。間違った相手にメールを送信してデータが漏洩すると、その情報が危険にさらされます。特定の業界の組織においては、 個人情報、医療情報、金融情報、財務または法律文書など、特に機密性の高いデータを保存および送信するため、この種類のミスに対してより脆弱です。

メール誤送信の結果の深刻さは、以下に示すいくつかの要因によって決まります。

・受信者は誰か：たとえば、企業の機密データが社外の人に送信された場合は、その送信データにすでにアクセスできる社内の誰かに送信された場合よりも、影響ははるかに深刻になる可能性があります。

・電子メールに機密情報や秘密情報が含まれているか：仮に電子メールを間違った人に送ったとしても、メールの内容に対して、受信者にアクセス権限が無ければ、大きな損害は発生しません。

・メールの取り消しが可能か：一部のメールシステムでは、送信後にユーザーがメールを取り消すことができます。つまり、受信者がメールを開く前に間違いに気付いた場合は、メッセージの送信を取り消すことができます。

上記で述べたように、宛先を間違えた電子メールは、無害なミスから深刻なサイバーセキュリティインシデントに至るまでさまざまです。

機密データが組織から流出すると、そこからどこにでも移動する可能性があります。サイバー犯罪者は、この情報を競合他社に販売したり、インターネット上に公開したり、ターゲットから金銭をゆすったりするなど、さまざまな目的で使用できます。

宛先を間違えてメールを送信した場合の影響

電子メールを間違った相手に送信すると、たとえその電子メールが組織内に留まったとしても、深刻な結果を招く可能性があります。機密メールの宛先が間違っていると、意図しない内部データの漏洩につながり、情報が社外に出ていなくても、信頼の問題、内部ポリシー違反、被害管理の必要性が生じる可能性があります。

また、メールが組織外の誰かに送信された場合、特に通信に機密情報や秘密情報が含まれている場合は、状況はさらに深刻になります。

このような場合、データ漏洩のリスクは大きく、法的影響、会社の評判の失墜、顧客やパートナーからの信頼の喪失など、さまざまな影響が生じる可能性があります。メールの取り扱い、特に機密情報を扱う場合には細心の注意を払う必要があります。

さらにドッペルゲンガードメインと呼ばれる、gmailに似たアドレスのgmeil.comなどへ誤送信して情報漏洩する可能性もあるので、送付先のドメイン確認は非常に重要です

職場での悪影響

職場でメールを誤送信すると、職場内の雰囲気に深刻な結果を招く可能性があり、その影響の深刻さはミスの性質によって大きく異なります。少なくとも、このようなミスは同僚間の不信感や上司からの信頼の失墜などに陥るケースもあり、人間関係を損ない、不快な職場環境を作り出す可能性があります。さらに深刻なケースでは、失業につながることもあります。

たとえば、同僚に関する重要な、または機密性の高いメールを、上司ではなく同僚に誤って送信したとします。このようなミスは、信頼を急速に損ない、社会人としての評判を危険にさらす可能性があります。このシナリオは個人にとっては恥ずかしく、キャリアに損害を与える可能性がありますが、より深刻なミスに比べれば大したことではありません。

より重大な状況は、誤送信されたメールが重大なデータ漏洩につながる場合に発生します。機密性の高い個人情報を誤って間違った受信者に送信し、データ漏洩が発生して多額の規制罰金や法的措置が科せられると、リスクはさらに大きくなります。このような場合、ミスによって会社は金銭的損害だけでなく会社の評判の面でも損害を被り、送信者のみならず社員の職を失う可能性もあります。

これらの例は、特に職場で電子メールを扱う際に細心の注意を払うことが重要であることをを示しています。1 回のミスの結果は広範囲に及び、同僚との関係、雇用の安定性、会社の全体的な評判に影響する可能性があります。

誤送信メールが企業の評判に与える影響

誤って送信された電子メールは、それが引き起こす当面の混乱や生産性の低下をはるかに超えて、企業の評判に深刻な影響を及ぼす可能性があります。これらの電子メールに機密性の高い顧客情報やビジネス情報が含まれている場合、そのリスクは極めて高く、その影響は壊滅的なものになる可能性があります。

誤って送信されたメールによって機密情報が漏洩した場合、企業は高額な法廷闘争、評判の重大な失墜、規制当局からの高額な罰金に直面する可能性があります。

法廷闘争の可能性は、細心の注意と準備の必要性を強調しています。メールが競合他社や、情報を悪用して利益を得ようとする悪意のある第三者の受信箱に届いた場合、状況はさらに深刻になります。このような侵害は、個人情報の盗難、詐欺、その他の深刻なサイバー犯罪につながり、組織全体を危険にさらす可能性があります。

したがって、組織は、財務記録や独自のビジネス情報などの個人データを含むメールを送信する際には、細心の注意を払う必要があります。わずかな送信エラーでも、長期にわたる影響を及ぼす重大なデータ漏洩につながる可能性があります。

事件がメディアの注目を集めると、企業の評判への影響は大幅に悪化する可能性があります。悪評は企業のイメージを傷つけ、顧客の信頼を弱め、ブランドに長期的な悪影響を及ぼす可能性があります。情報が急速に伝わる現在のデジタル時代では、1 通の誤った宛先の電子メールの影響が急速に広がり、組織に広範囲かつ深刻な影響を及ぼす可能性があります。

宛先を間違えたメールを取り消す方法

前述のように、一部のメールシステムでは、宛先を間違えたり誤って送信されたりするメールのリスクを軽減するために、メッセージを取り消したり送信を取り消したりする機能がデフォルトで実装されています。この機能はいつ必要になるかわからないため、使い方を知っておくことは非常に重要です。

Outlook 365 でメールを取り消す方法

Microsoft Outlook は、特にビジネスコミュニケーションで最もよく使用されている電子メールサービスプロバイダーの1つです。送信後に電子メールを取得できるメッセージ取り消し機能があり、次の手順で操作できます。

・送信済みアイテムフォルダに移動

・取り消したいメールを開く

・メッセージタブからアクションを選択

・「このメッセージを取り消す」を選択

受信者がまだメッセージを開いていない限り、この機能により、未開封のメールは受信者の削除済みフォルダーに自動的に移動されます。 

Gmailでメールを取り消す方法

Gmailの場合には、送信取り消しという機能があります。Outlook とは異なり、この機能では受信者の受信トレイからメッセージを取り消すことはできません。代わりに、ユーザー（送信者）が間違いに気付いて修正する機会を与えるために、ユーザーが「送信」を押した後、送信を少し遅らせるだけです。この機能を有効にすると、メッセージを送信した直後に「送信取り消し」オプションがポップアップ表示され、キャンセルのウィンドウも変更できます。

・Google設定を開く

・下にスクロールして送信取り消しを表示 

・「有効にする」をクリック

・キャンセル期間を設定

・変更を保存

上記を行うことにより「送信取り消し」機能が動作します。

誤送信メールとデータ漏洩の防止

誤って別の受信者に送信されたメールを取り消したり、送信を取り消したりできる機能は、ある程度のリスクを軽減できるメリットはありますが、そもそもユーザーがこのようなミスを起こさないようにするための対策を採用することも重要です。

誤送信メールを防ぐための最も基本的な対策は次のとおりです。

・セキュリティ意識の向上：属人的なエラーを減らし、すべてのユーザーがメール誤送信のリスクを最小限に抑えるためには、すべての従業員が定期的かつ効果的なトレーニングを受けることが重要です。このトレーニングにより、適切なサイバーセキュリティの習慣が身につき、それぞれのユーザーが会社のセキュリティ戦略で果たす役割を理解できるようになります。

・電子メールの脅威保護：単純な宛先間違いの電子メールだけでなく、「間違えた」受信者が実際にはフィッシング攻撃を仕掛けようとしている悪意のある人物である場合もあります。高度な脅威保護機能を備えたソリューションを実装することにより、これらの攻撃を阻止できます。

・サイバーセキュリティを重視した会社文化の醸成：会社は、セキュリティチームや IT チームだけでなく、すべての人にとってサイバーセキュリティが優先事項となる環境を育み、会社全体で優れたサイバーセキュリティの実践が奨励され、育成される必要があります。

メール誤送信の防止策

メール誤送信の防止策としては、送信ボタンをクリックする前に、メールアドレスを二重チェックすることが重要です。人為的ミスがサイバーセキュリティインシデントの主な原因です。米国セキュリティ会社の調査によると、サイバーセキュリティ侵害の74%は人為的ミスによると言われています。

すべてのエラーが壊滅的な結果につながるわけではありませんが、重大な損害をもたらす可能性はあります。そのため、電子メール通信の細部に注意を払うことは、データ セキュリティを維持する上で不可欠な要素となります。

メール誤送信後の対応

謝罪メールを送る

誤って別の相手にメールを送信してしまうと、先にも触れましたが、時には悲惨な状況を引き起こす可能性があります。誤って送信されたメールが、受け取るつもりのない人の受信トレイに届くと、特に内容が機密情報や秘密事項である場合、混乱や懸念が生じる可能性があります。

誤って送信されたメールに個人を特定できる情報または保護対象の健康情報などが含まれている場合、リスクは大幅に高まります。最初は小さな間違いのように見えるものが、急速に大きな問題に発展し、プライバシーと信頼を損なう可能性があります。

このような状況では、迅速かつ適切に対応することが重要です。誠意ある謝罪メールを送信することは、間違いを認め、それがどのように起こったかを説明し、意図しない受信者が抱く可能性のある懸念に対処するために不可欠です。これにより、当面の影響を軽減し、プロ意識と状況是正への取り組みを示すことができます。

データ侵害後に顧客に通知することの重要性

メールが誤って送信されると、悪意のある人物が機密性の高い個人データにアクセスして状況を悪用する可能性があります。このような場合、企業は法的および倫理的に、データ侵害について顧客に速やかに通知する責任があります。透明性は、信頼を維持し、顧客が自分自身を守るために即座に行動を起こせるようにするために不可欠です。

誤送信メールが原因でデータ漏洩が発生した場合、企業は影響を受ける顧客に通知し、潜在的な被害を軽減するために取るべき手順について明確なガイダンスを提供する必要があります。これには次のようなものが含まれます。

・パスワードのリセット：アカウントへの不正アクセスを防ぐために、新しい安全なパスワードを作成するよう顧客にアドバイスします。

・アカウント資格情報の更新：保護機能を強化するために、ユーザー名やセキュリティの質問などのアカウントの詳細を変更することをお勧めします。

・悪意のあるアクティビティの監視：侵害に関連する不正なアクティビティの可能性について顧客に警告し、アカウントを注意深く監視するよう促します。

さらに、企業は侵害がどのように発生したかを明確に説明し、将来的にこのような事件を防ぐために講じている措置を詳しく説明する必要があります。これには、電子メール通信の暗号化の強化や、より厳格な電子メール監視プロトコルなど、顧客データを保護するために実装された新しいセキュリティ対策の概要が含まれます。

また、企業にとって、誤って送信されたメールに迅速に対処するためのプロトコルを整備しておくことも重要です。これには、機密情報が漏洩した可能性のある顧客に直ちに通知し、データを保護するための是正措置を講じることが含まれます。

さらに、企業は、誤って送信された電子メールからの疑わしいアクティビティを検出するシステムに投資する必要があります。潜在的な脅威を特定して対応することで、企業はそのような侵害の影響を最小限に抑え、顧客情報を保護する取り組みを強化できます。

一部参考

How Many Emails Does the Average Person Receive Per Day in 2024?