メール誤送信のリスクと行うべき対策

メールの誤送信が発生すると、

企業や団体は謝罪や経緯の説明、発生の経緯、今後の対応防止策などに追われることになります。

また、メール誤送信後の対応次第では企業や団体の社会的信用力を著しく低下させる可能性も有り、

訴訟問題へ発展する可能性もあります。

それでも、メール誤送信の事例は昨今においても発生しています。

本記事では、メール誤送信のパターンからメール誤送信によるリスク、メール誤送信の対策例などを紹介していきます。

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メール誤送信のパターン

宛先の間違え

・宛先間違いで多い会社が違うが同性の方への誤送信があります。メーラーの便利機能であるオートコンプリート機能が間違いを誘発してしまうパターンで良く見られます。

結果的に送るべき相手ではない方へメール送付してしまう間違いなどになります。
外部を交えたイベントの参加案内などでの事例がありますが、

本来Bccで案内すべきところを宛先、CCで送付してしまい、宛先情報が漏えいしてしまうパターンです。

添付ファイルの間違え

・本来送らなければならない添付ファイルを間違えて添付し、顧客等外部に送信してしまい、

個人情報や機密情報が漏れてしまうパターンです。

BCCで送るべきメールをCCで送ってしまう

・メールマガジンやリリース案内などの不特定多数の方へのメール送信を行う場合になどに、関連性のない方々のメールアドレスが見えてしまっては良くないので、本来はBCCでメール送信すべきところをCCでメールしてしまい、アドレスが漏洩してしまうパターン。

メール誤送信によるリスク

個人情報の漏えい

・本来伝えるつもりのなかった相手に情報が伝われば、情報の漏えいとなります。特に漏えいした情報の内容が個人情報の場合、大きな問題に発展する可能性があります。よくある事例としては、イベントの開催案内などが挙げられ、本来Bccで送らなければならないのに、宛先もしくはccで送信してしまい、イベント参加者や顧客の個人情報をまとめたファイルを誤送信した場合には、大量の情報漏えいが起きてしまいます。

機密情報の漏えい

・本来、社内間、グループ会社間、取引先間でしか知りえない機密情報が、メールの誤送信により漏れてしまいます。機密情報とは社外秘の商品情報や一般に公開されていないデータ、研究データなどのことを指します。

企業の信用力低下

・個人情報や機密情報を漏えいさせた場合、企業に対する社会的信用が著しく低下するリスクがあります。漏えいが発覚した場合の企業の対応次第では、信用力がさらに低下する可能性があります。また、漏えいさせた情報によっては、多額の賠償金を請求される恐れもあります。

メール誤送信を防ぐための対策

メール誤送信を防ぐためにはまずはヒューマンエラーを防ぐことが重要です。意識的なことになりますが、以下に列挙します。

ヒューマンエラーを防ぐ

従業員一人一人が意識すべきポイントは以下の通りです。

・メールの宛先をに間違いがないかを送付前に確認

・「To」「Cc」「Bcc」を意識して使い分け

・件名や本分の確認

・添付ファイルに間違いがないか、暗号化を設定しているか

・パスワードの通知方法が適切か

サイト内ジャンプ：ヒューマンエラーによるメール誤送信の対策例

メール誤送信を防ぐための対策例

上記ではヒューマンエラーを防ぐための意識面について記載しましたが、

ここではシステムや運用ルールにスポット当てて紹介していきます。

宛先のオートコンプリート機能の無効化

・宛先に名前や電子メールアドレスの入力を開始すると候補を表示するため、非常に便利な機能ですが、間違った宛先を選択してしまうケースもあるため、無効にし表示されなくする

送信メールを一時保留にする

・宛先や内容の誤りに気付いたときに送信のキャンセルができるように、送信後に一定時間送信トレイに保存するなどして、保留してから送信する

第三者によるチェック

・担当者が送信するメール内容（宛先、本分、添付ファイル）を社内の第三者が確認した後に送信

関係者のアドレスをccに入れる

・運用ルールとして、外部あてにメールを送信する際は必ず上長やセキュリティ管理担当者のアドレスをccに入れる方法もあります。誤送信が発生しても早期に発見できる可能性があります。

添付ファイルを暗号化する

・誤送信が発生した場合に、受信者がパスワードを知らなければファイルを開けないように、ファイルを暗号化して送付する

誤送信対策のツールを使う

・運用ルールをいくら徹底しても、一日に何通もメールを送るなかでヒューマンエラーが起きるリスクは一定程度あります。運用ルールの徹底に加えて、誤送信を防ぐためのツールを導入することで誤送信のリスクを下げることができます。

誤送信対策のツールとしては、添付ファイルに対して自動でパスワードが設定されるツールや送信ボタン押下時に送信に関する確認が表示されるツールなどがあります。

まとめ

本記事では、メール誤送信のパターンやメール誤送信によるリスク、メール誤送信の対策例などを紹介してきました。

ここまでお読み進めて頂きありがとうございました。

引き続き宜しくお願いします。

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