今すぐ出来るメール誤送信対策

この記事では、

1. 今メールを誤送信してしまった
2. 過去メールを誤送信してしまった

という方に今すぐ出来るメール誤送信対策をご紹介します。

1:メーラーのオートコンプリート機能の削除

オートコンプリートはGmailやOutlookなどは過去配信していたり、受信したメールからメーラーが予測して宛先メールアドレスを表示・入力する機能です

Gmailなどはデフォルトでオートコンプリートがonになっていたりしますし、この機能は非常に便利ですが、

1. 社内の宛先だと思ったら、社外へ配信してしまった
2. 似た名前だったので、別の企業へ配信してしまった
3. 同姓同名だったので意図しない企業へ配信してしまった

といった誤送信を引き起こしてしまいますので、可能ならオートコンプリートをoffにしましょう。

配信したいメールアドレスを検索・入力する手間は発生しますが、メールの誤送信をしてしまったリスクを考えるとやはり

その手間は目を瞑るべきでしょう。

Outlookの設定はマイクロソフト公式 をご覧ください

以下からGmailの設定方法を記載します。

GmailのオートコンプリートをOFFにする設定方法

オートコンプリートをoffにし、その後自動保存されている連絡先を削除する必要があります。

オートコンプリートをOFFにする

1. 右上の歯車アイコンの「クイック設定」をクリック
2. 「全ての設定を表示」をクリック
3. 「連絡先を作成してオートコンプリートを利用」の設定を「手動で連絡先を追加する」
4. 変更を保存

自動保存されている連絡先を削除する

1. Google コンタクトを開く
2. よく使う連絡先・連絡先・その他連絡先をから削除したいアドレスを選択
3. 上部の「︙」（縦の三点リーダー）を選択し削除を選択

2:メール配信時必ずCCへ社内連絡先を設定する

CCへ社内メールアドレスを必ず設定していれば、メールを誤送信しても直ぐに検知する事が可能です。

また、業務的なメリットもあり、担当者以外の人間に自分がどういう仕事をしており、どういう進捗かも共有する事が可能になります。

もちろん、社内的には自分の失敗が共有されるという事もありますが、そのプレッシャーが誤送信をしない　という気持ちになるかと思います。

弊社メール誤送信対策ツールのご紹介

弊社はメール誤送信対策ツールの「safeattach（セーフアタッチ）」を提供しています。

safeattachは

1. クラウドにも対応可
2. メールの配信後一時保存機能
3. CCを自動BCC化
4. 承認性メール配信機能

などメール誤送信に特化したツールです。

会社として、一括でメール誤送信対策が可能なので、是非ご検討ください

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