メール誤送信の内容・原因と対策

一般的にメール誤送信は宛先間違いや送信先間違いなどが言われていますが、今回はメール誤送信の内容と原因対策を整理して分かりやすく解説していきます。

メール誤送信の内容・原因

こちらは以下はよく発生するメール誤送信とその原因です。

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1-1:そもそも宛先アドレスの設定ミス

例えば、メーラーなどで宛先を入力すると、自動補完でメールアドレスが設定できます。
宛先の担当者の性がよくある性の場合、@以降のドメインを確認せず配信してしまい結果メール誤送信が発生する
といった事例があります。　例えば、sato@orangesoft.co.jpへ配信しようとしたにも関わらず、メーラーの予測入力で別の会社のsato@hoge.co.jp へ配信してしまうといった形です。

1-2: BCC CC間違い

BCCへ設定しようとしたアドレスが、CCに設定してしまい、メールアドレスが流出してしまう誤送信です。官公庁から会社まで様々な組織で発生しており、大半は担当の確認ミスで発生します。こちらは流出先によっては損害賠償や訴訟への発展までの危険性があるため、過去発生した経緯があるなら早期に対応する事をお勧めします。

関連記事:メール誤送信対策を行わない事によるリスク

1-3:添付ファイルの送信ミス

こちらは、メール配信の宛先は正しかったが、添付ファイルが誤っている例です。見積書から契約書まで送信誤りは様々ですが、様々な企業で発生しています。

メール誤送信対策

以下から具体的なメール誤送信対策を記載します。

1-1:補完機能を除外

メールアドレスを入力すると、推測で入力される補完機能を除外します。こちらはルールとして徹底すべきで、弊社でもお客様へ勧めています。

1-2:ルール整備

誤送信が発生した場合の、社内の報告先や報告フォーマット、などの体勢整備や明文化を行います。

1-3:誤送信対策ツールを導入する

自動で対策できる部分は誤送信対策ツールを導入する事で解決できます。

例えば弊社のBRODIAEA safeAttachは、社外のメール配信でCCの設定を自動でBCCへ設定したり、

メール送信後にさらに宛先確認画面を設定するといったことも可能です。

これによりできるだけ各社員の負担なくメールの誤送信対策を行う事が可能です。