メール誤送信対策を行わない事によるリスク

メール誤送信対策ツールを長年提供している弊社が、企業がメール誤送信対策を行わない事によるリスクと対策を解説します。

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メール誤送信対策を行わない事によるリスク

1:取引先からの契約解除

メールや資料の宛先間違いは取引先からの信用を大きく損ないます。
実際ある、新卒採用コンサルの企業が取引先の企業に内定している学生へ連絡する際に、CCとBCCの配信間違いを行い、
取引先から契約を解除される。　といった事件も発生しています。

2:ステークホルダーからの信用失墜

メールを誤送信すると各ステークホルダーからの信用が大きく低下し、関係各所へ謝罪文章を作成し声明を発表するといった工数も発生します。官公庁でも、BCC CC間違いが発生し、各種報道機関からの追求を受けているケースも存在します。
実際過去、内閣官房国土強靱化推進室が委員会メンバー宛にメールを配信する際に、CC BCCを誤り情報が流出し、関係各所から追求を受けました。

上場企業の場合は、コンプライアンスや内部統制で、メール誤送信が発生するとプレスリリースでお詫びと対策を発表するケースも存在します。

事件発生後は速やかに発表する必要がありますが、世間として個人情報は厳しい管理が求められますし、リモートワークにより、チャットやメールの量が増加しています。

今後もますます、メール誤送信が発生した時のリスクは高まるでしょう。

3:損害賠償請求が発生

個人向けの情報流出の場合は、各個人へ損害賠償金を支払う必要が出てきます。

実際株式会社Plasmaが、11月17日夜に社会実験Exographの一部の応募者のメールアドレスをBCCではなくCCに入れ誤送信を行い、流出対象者へ損害賠償金を支払っています。

特にtoC企業は情報流出した際には、損害賠償金を支払う事が多く、誤送信を行うと信用以外にも金銭的な損害が発生します。

メール誤送信対策

1:ルールと体勢を整備する

万が一誤送信した時の、対応から誰が何をするかの体勢整備と各社員のエスカレーションルートを設定するなどルールと体勢を整備し、誤送信や情報流出が発生した時のルールを整備する必要があります。

2:誤送信対策ツールを導入する

自動で対策できる部分は誤送信対策ツールを導入する事で解決できます。

例えば弊社のBRODIAEA safeAttachは、社外のメール配信でCCの設定を自動でBCCへ設定したり、

メール送信後にさらに宛先確認画面を設定するといったことも可能です。

これによりできるだけ各社員の負担なくメールの誤送信対策を行う事が可能です。