ビジネスメールでファイルを添付する際の注意点

メール誤送信対策ツールを販売している弊社が、ビジネスメールでファイルを添付する際の注意点を記載します。

ビジネスメールでのファイル添付の注意点

メールへ大容量ファイルを添付しない

ファイルの容量は様々ですが、送信する側も受信する側もだいたいは2M〜5Mなどの容量制限がかかっており、仮に大容量ファイルを送信できたとしても、受信側がファイル容量制限でエラーとなります。

その為大容量のファイルは専用サービスの導入やファイル共有用のサービスなどの導入が必要になります。

圧縮する

前述したとおりファイルをそのままメールへ添付すると、受信側も容量オーバーとなる可能性がありますので、

ビジネスメールへファイルを添付する際は、必ず圧縮して添付する事が必須です。

ファイルを分割する

複数のファイルを送付する必要がある場合、全てを送信しようとすると容量制限により送信・受信できない可能性があります。

その為、複数のファイルを添付せず、ファイルを分割して送信する必要があります。もちろん前述したとおり圧縮する事も必須になります。

ファイルを添付している事を記載する

特にGmailなどはファイルが添付されている事が分かりづらい為、

以下のようにメール文中にファイルを添付している事を記載すれば、より顧客にとってより分かりやすくなります。

■添付ファイル■

・A提案書.ppt

Zipファイルへパスワードを設定する

PPAP問題として、添付ファイルへパスワードを設定する必要があるのか？という議論も発生していますが、

添付ファイルを送信するなら、現在でもzipファイルへパスワードを添付した方が、セキュリティとして最小限の安全性を担保できるでしょう。

また、可能ならパスワードは電話などの口頭で伝えればよりセキュリティが向上します。

PPAP問題については以下の記事もご覧ください

混同しているPPAP問題|パスワード付きZIPファイル廃止