ビジネスメールを誤送信した際のお詫び例文

メールを誤送信してしまった場合は迅速な対応が必要です。

メール誤送信を防ぐための仕組みづくりやシステム導入などを行うことはもちろんですが、

もしもメールの誤送信が発生してしまったときの対応方法を考えておくことも、

企業のリスク管理の一つとして重要です。

本記事では

1. 利用シーン別のお詫びメールの文例
2. 誤送信した後の対応方法

について紹介していきます。

なお、メールを誤送信した場合、最優先は電話での誤送信の旨を連絡することですが、

電話がつながらなかった場合、あるいは多数送信した場合などは、メールにてお詫びの連絡をするようにしましょう。

1:お詫びメールの文例

以下3つの種類の文例を紹介いたします。

1-1宛先間違いによるお詫びメールの文例

宛先を間違えて送付した場合は、開封されてしまうと個人情報や顧客との機密情報が他社に漏れてしまう可能性があります。誤送信したメールを開封せずに、削除してほしい旨を伝えるようにします。

～文例①～

件名：【重要・緊急】誤送信メールのお詫び

株式会社○○　営業担当○○様

いつもお世話になっております。

aa会社のbbです。

先ほどお送りいたしましたメールにつきまして、宛先の入力間違いで○○様にお送りしてしまいました。

宛先の確認不足により、誤ってメールを送信してしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。

誤ったメールの内容は以下の通りです。

ーーーーーーーー

送信日時：2021/12/19 10:03

差出人：○○○○

件名：新キャンペーンの打合せ日時について

ーーーーーーーー

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、上記のメールを開封せずに削除して頂けますと幸いです。

こちらの確認不足、不手際により、○○様にお手間をおかけしてしまいますこと、誠に申し訳ございません。

今度同様の問題が発生しないように、送信前に宛先の確認及び上長等二重チェックによる送信を義務化することにより、誤送信を防ぐよう対応致します。

改めて、この度は大変申し訳ございませんでした。

今後とも引き続き宜しくお願い致します。

～～～

メールを誤送信しないための対策ツールsafeAttachを確認してみる

1-2 本文に記載する内容を間違えた場合のお詫びメールの文例

本文の内容を間違えた場合、相手を混乱させてしまう可能性があり、内容によっては個人情報、機密情報が含まれているケースもあります。早急に誤送信である旨の説明と謝罪を行うようにしましょう。

～文例②～

件名：【お詫び】先ほどのメールの内容が誤っていた件について

株式会社○○　営業担当○○様

いつもお世話になっております。

aa会社のbbです。

先ほどお送りいたしましたメールにつきまして、内容を誤って送信してしまいましたためご連絡させて頂きました。

内容の確認不足により、○○さまにご迷惑をおかけしましたこと誠に申し訳ございません。

深くお詫び申し上げます。

誤ったメールの内容は以下の通りです。

ーーーーーーーー

送信日時：2021/12/19 10:03

差出人：○○○○

件名：新キャンペーンの打合せ日時について

ーーーーーーーー

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、上記のメールを開封せずに削除して頂けますと幸いです。

こちらの確認不足、不手際により、○○様にお手間をおかけしてしまいますこと、誠に申し訳ございません。

今度同様の問題が発生しないように送信前の内容の見直しを徹底して行い、十分に注意致します。

改めて、この度は大変申し訳ございませんでした。

今後とも引き続き宜しくお願い致します。

～～～

サイト内記事：メール誤送信対策ツールとは?

1-3添付するファイルを間違えた場合のお詫びメールの文例

添付したファイルを誤ると、添付ファイルの内容次第では顧客の機密情報が含まれる場合もあります。添付ファイルを誤った場合には速やかにファイルの削除の依頼を行い、正しいファイルを送るようにしましょう。

～文例③～

件名：【お詫び】先ほどのメールの内容が誤っていた件について

株式会社○○　営業担当○○様

いつもお世話になっております。

aa会社のbbです。

先ほどお送りいたしました「件名：○○」のメールにつきまして、ファイルを誤って送信してしまいましたためご連絡させて頂きました。

正しい内容のファイルに関しましては、こちらのメールに添付しております。

先ほどお送りました「件名：○○」添付のファイル「ファイル名：●●」は削除して頂けますと幸いです。

確認不足により、○○さまにご迷惑をおかけしましたこと誠に申し訳ございません。

お忙しい中お手数をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。

今度同様の問題が発生しないように、送信前の添付ファイルのチェックを徹底して行っていく所存です。

改めて、この度は大変申し訳ございませんでした。

今後とも引き続き宜しくお願い致します。

～～～

サイト内記事：メールを誤送信した時のお詫びと対応例

2:お詫びのメールを作成する場合のポイント

ポイントは以下の通りです。

1. メールを誤送信したことの謝罪
2. 誤送信に至った簡単な経緯の説明
3. メール削除の依頼
4. 今後の対策

以上の４つのポイントを押さえて、お詫びメールの文例を記載しております。

3:メール誤送信が発生してしまった場合の担当者が採るべき対応

メール誤送信が発生してしまった場合の担当者が採るべき対応としては、

1.社内の上長やセキュリティ担当者に速やかに報告

2.誤送信した相手方にできるだけ早く連絡（電話連絡を優先）

を行うことが必要です。

個人情報や機密情報の内容次第では、善後策を考えておく必要がありますが、お詫びの対応を速やかに行い、

善後策等の対応は、チームで連携し、同時並行で進めておくことが望ましいです。

まとめ

本記事では、誤送信メールが発生した場合の対応、誤送信メールが発生した場合のお詫びの文例について紹介してきました。

メールの誤送信が発生した場合は迅速に、誠意をもって対応することが肝要です。

本日ご紹介した内容が皆さまのお役に立てますと幸いです。

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