メールの誤送信を防ぐためのチェックリストについてご紹介

公的機関や有名企業によるメールの誤送信は後を絶ちません。メールの誤送信により機密情報の漏えいの事態となると、企業全体としての重大なトラブルに発展する可能性もあるため、しっかりと対策を立てておく必要があります。

今回の記事では、メールの誤送信防止のための具体的な対策や、チェックリストについて紹介していきます。

メール誤送信で発生するリスク

メール誤送信によるリスクは主に２つのリスクに大別されます。１つ目は「個人情報漏えい」、２つ目は「機密情報漏えい」に分かれます。

個人情報漏えい

「個人情報」は、氏名や住所、生年月日、クレジットカードの情報など特定の個人を識別できる情報のことを指します。

CC・BCCのミスや添付ファイルの送付ミスなどのメール誤送信により、これらの個人情報が流出した場合は、「個人情報漏えい」に該当します。

機密情報漏えい

「機密情報」とは、企業が保有している情報の中で外部への公開が予定されていない情報のことを指します。

共同プロジェクトの内容を、プロジェクトに関係の無い、第三者に誤って情報を漏らした場合などが「機密情報漏えい」にあたります。

この場合、仮に競合企業に情報が漏れてしまった場合、共同プロジェクトに参加する企業の信頼関係を大きく損ねることになります。

メール誤送信の主な原因

上記リスクを踏まえて、どのようなケースでメール誤送信の事態が発生するのでしょうか。主な原因としては「宛先・CC・BCCのミス」「添付ファイルの送付ミス」が挙げられます。

「宛先・CC・BCCのミス」

宛先のミスとしてよくあるケースが、メールアドレスの一部を入力すると自動で宛先候補が表示される「サジェスト機能」で似た名前の別人を入力してしまう場合などがあります。

また、CC・BCCのミスとしてよくあるケースが、本来はBCCに入力してメールアドレスを公開せず送るつもりだったが、誤ってCCに入力してしまいメールアドレスを公開して送ってしまったケースなどが挙げられます。

「添付ファイルのミス」

添付ファイルのミスとして挙げられるのは、そもそもファイルを添付するのを忘れてしまうケースや添付するファイルを間違えて別の関係の無いファイルを送ってしまうケースなどが挙げられます。

昨今は、安全考慮のため添付ファイルは暗号化してパスワードを付ける場合が多いですが、暗号化することを忘れてしまってそのまま送ってしまうミスもあります。

メール送信前の「チェックリスト」

メール誤送信を防ぐために「チェックリスト」があると便利です。ここからは、メール誤送信を防ぐためのチェック項目を挙げていきます。

「宛先」

・宛先が正しいか

「CC・BCC」

・CC・BCCの使い分けに間違いはないか

「件名」

・内容が分かる件名となっているか

「宛名」

・相手方の会社名、部署名、役職名、氏名は間違っていないか

・漢字間違いがないか

・適切な敬称を使用しているか

「挨拶文」

・挨拶文が記載されているか

「本文」

・誰からのメールかすぐに分かる内容になっているか

・伝えたい内容が簡潔にまとめられているか

・正しく伝わる表現になっているか

・誤字脱字がないか

・結びの挨拶文を記載しているか

・署名がついているか

「添付ファイル」

・ファイルの添付が漏れていないか

・添付ファイルの内容に齟齬がないか

・添付ファイルの名前は適切か

・添付ファイルの暗号化が漏れていないか

第三者との二重チェック

上記チェックリストでの確認と合わせて、第三者による二重チェックを一連の流れに組み込むことも有効な手立てとなります。

但し、属人的な対応となるため、対応者の業務負荷が増える点は注意が必要です。複数の社員と分担して取り組むとよいでしょう。

まとめ

今回の記事では、メール誤送信によるリスクやメール誤送信の原因、メール誤送信を防ぐためのチェックリストについて紹介してきました。

メール誤送信をしてしまうと、取引先などの関係者との信頼関係への影響、関係者への謝罪及び再発防止策の検討等、後始末が非常に大変です。自らのミスで余計な仕事を増やすことの無いよう、今回の記事を参考にして頂けますと幸いです。

関連記事：メール誤送信が発生する理由