メール誤送信が発生する理由

ビジネスで不可欠なメール対応で起こり得るメール誤送信。

今回は、なぜメール誤送信が発生してしまうのか、理由と対策を考えていきたいと思います。

メール誤送信が発生する理由

メール誤送信が発生する理由は、ヒューマンエラーで発生することが多いです。

ヒューマンエラーによる誤送信とは？

ヒューマンエラーによる誤送信は以下のような間違いが多いです。

• CC BCCの誤り
• メーラーのオートコンプリートによる誤送信
• 単純な宛先設定ミス
• 添付ファイルの誤送信

CC BCC誤りのよくある事例

10人や100人などへメールをBCCで一斉配信しようとしてCCに設定し、結果的に

全配信対象者のアドレスが記載されてしまう誤送信です。

運用ルールでBCCの利用を禁止していても、社員はBCC 配信ができる環境なので

誤送信が発生してしまいます。

実際2022年に、神奈川県がワクチン 接種に関する連絡で

CC BCC設定ミスによる誤送信が発生しており、誤送信の理由でCC BCC誤りはとても多い発生原因といえます。

基本的にルールで対応するのではなく、メール誤送信ツールなどで機械的に対策を行う事をおすすめします

>>> 関連：2021年12月~2022年4月までのメール誤送信事件まとめ

メーラーのオートコンプリートによる誤送信

GmailやOutlookなどで、配信先のアドレスを記入すると、

予測して配信先アドレス候補を表示してくれる

オートコンプリート機能ですが、こちらも意図しないアドレスを選択して

送信してしまう可能性がある為、誤送信の原因となります。

こちらは組織のルールとして、オートコンプリートは利用しないよう設定する必要があります。

参考までにGmaiでオートコンプリートをoffにする設定を以下に記載します。

GmailのオートコンプリートをOFFにする設定方法

1:右上の歯車アイコンの「クイック設定」をクリック
2:「全ての設定を表示」をクリック
3:「連絡先を作成してオートコンプリートを利用」の設定を「手動で連絡先を追加する」

変更を保存

>>> 関連：今すぐ出来るメール誤送信対策

単純な宛先設定ミス

意図せず、配信しようとした相手とは別の方にメールを配信してしまう場合です。

こちらは機械的に対策ができないので、ダブルチェックを実施するなどの運用ルールでの対応となりますが、実態として防ぎ切る事が難しいです。

その為

• 誤送信をした場合に早期に社内報告先を明確化
• 誤送信内容と影響範囲を記載する社内共有資料をテンプレート化
• 顧客へのお詫び文章のテンプレートを作成

など、誤送信が発生した後の対応を整備していく必要があります。

添付ファイルの誤送信

文章ではなく、見積もりや提案書などのファイルの誤送信ですが、

こちらもルール整備やツール対応などで対策は可能ですが、完全に防ぐ事はできません。

その為、誤送信が発生する前提で機械的に対策を行う事と前述した社内報告先の明確化を行う事をおすすめします。